Urlaubsantrag / Abwesenheitsantrag

Thomas Hofmann, 05.10.2015

Mit dem Abwesenheitsantrag können Mitarbeiter selbstständig Abwesenheiten beantragen. TimeCard benachrichtigt den hinterlegten Vorgesetzten per E-Mail. Danach kann der Vorgesetzte den Antrag in TimeCard genehmigen oder ablehnen.

Gerade in mittleren oder größeren Firmen ist diese Funktion wichtig. Nicht immer lässt sich der Urlaub nur im kleinen Kollegenkreis regeln. Außerdem sind die mündlichen Absprachen oder die handschriftliche "Zettelwirtschaft" oft schlecht dokumentiert, so dass es im Streitfall immer ärger gibt.

Dieser Artikel beschreibt die wesentlichen Bestandteile des Abwesenheitsantrag und hilft Ihnen bei den Detaileinstellungen und Optionen.

Abwesenheiten definieren

Grundsätzlich können im Antragswesen nicht nur Urlaub oder Kranktage beantragt werden. Alle Abwesenheiten, die in TimeCard fest hinterlegt sind oder von Ihnen individuell erstellt wurden, können auch im Antragswesen erscheinen.

Unsere Erfahrung zeigt allerdings, dass nicht jede Abwesenheit als Antrag sinnvoll ist. Gerade wenn Sie das Antragswesen einführen, sollten Sie unserer Meinung nach mit wenigen Abwesenheitsgründen beginnen. Machen Sie Ihre Erfahrungen und entscheiden Sie einfach später, ob weitere Abwesenheiten dazu kommen sollen.

Wechseln Sie innerhalb der TimeCard in das Register "Abwesenheitskonten". Dort werden zunächst alle vorhandenen Abwesenheitskonten gelistet. Markieren Sie einen Eintrag, nun werden alle Eigenschaften auf der Rechten Seite angezeigt.

Mit der Option "Abwesenheitsantrag" können Sie festlegen, ob diese Abwesenheit auch im Antragswesen verwaltet werden soll. Ist diese Otion nicht aktiviert, erscheint diese Auswahl nicht im Antrag.

Vorgesetzte festlegen

Wer ist für die Genehmigung der Anträge zuständig? Ist dies nur der Abteilungsleiter oder sollen mehrere Vorgesetzte nacheinander entscheiden? Diese Fragen sollten im Vorfeld geklärt sein.

Danach können Sie zu jedem Mitarbeiter einzeln bis zu 2 Vorgesetzte hinterlegen.

Im Register "Antragswesen" in der Mitarbeiterrolle einer Person finden Sie die Angaben zu den Vorgesetzten. Sie haben die Möglichkeit, bis zu 2 Vorgesetzte aus einer Liste zu wählen.

Diese Personen müssen in TimeCard als Benutzer angelegt sein, also eine Benutzerrolle definiert haben. Stellen Sie sicher, dass in der Benutzerrolle auch die Berechtigung für das Antragswesen vergeben ist. Wir empfehlen Ihnen auch, die E-Mail Unterstützung zu aktivieren. Damit wird der jeweilige Vorgesetzte automatisch zu jedem Antrag per Mail informiert.

Nur ein Vorgesetzter

Wenn Sie nur einen Vorgesetzten angeben, ist diese Person alleine für die Genehmigung oder Ablehnung des Antrages zuständig. Stellt der Mitarbeiter also einen Antrag, wird der 1. Vorgesetzte per Mail informiert. Dieser muss sich danach aktiv an TimeCard anmelden und kann im Antragswesen über den Antrag entscheiden.

Der Mitarbeiter bekommt wiederum eine Nachricht über die Entscheidung (positiv oder auch negativ).

Bei einem weiteren (2.) Vorgesetzten

Wenn ein 2. Vorgesetzter hinterlegt ist, wird der Antrag erst mit der Genehmigung des 1. Vorgesetzten an den 2. Vorgesetzten zur Entscheidung weiter gegeben. Lehnt der 2. Vorgesetzte den Antrag ab, wird der Mitarbeiter sowie der 1. Vorgesetzte informiert.

Kollegen als weitere Personen einbeziehen

Oft ist es wichtig, auch die Kolleginnen und Kollegen über den Antrag eines Mitarbeiters des Teams zu informieren. Geben Sie also bereits in den Stammdaten der Mitarbeiterrolle die zu informierenden Kolleginnen und Kollegen an. Zusätzlich besteht auch die Möglichkeit, Mailadressen zu hinterlegen, an die eine Benachrichtigung geschickt werden soll, wenn der Antrag genehmigt wurde. Damit können Sie auch Personen informieren, die nicht über eine Benutzerrolle in TimeCard verfügen.

Hinweis:

Grundsätzlich können nur die definierten Vorgesetzten über einen Antrag entschieden. Was passiert aber, wenn dieser Vorgesetzte verhindert ist (selbst im Urlaub, längere Krankheit o.ä.)? Dann kann es vorkommen, dass der offene Antrag nicht bearbeitet werden kann. In diesem Fall gibt es die Möglichkeit für zuvor berechtigte Benutzer einen "Admin-Modus" zu aktivieren. Danach kann auch der Admin über die Anträge entscheiden oder diese aus der TimeCard löschen.

Tipp - Stellvertreterregelung:

Ein Vorgesetzter kann für die Zeit seines Urlaubs auch eine Stellvertretung festlegen. Damit werden für die angegebene Zeit alle Rechte an die Stellvertretung weitergegeben. Nach Ablauf der definierten Zeit, werden die Rechte wieder entzogen.

Software für die Mitarbeiter bereitstellen

Damit die Mitarbeiter einen Antrag stellen können, braucht er natürlich eine Software. In TimeCard stehen 3 verschiedene Programme zur Verfügung.

PC-Buchungsterminal

Die PC Buchungsterminal Software ist die wohl komfortabelste Variante. Die Windows Software muss auf den Arbeitsplätzen installiert werden, auf denen sich die Mitarbeiter anmelden können. Jeder Mitarbeiter braucht eine entsprechende Benutzerrolle, in der die Rechte für das Antragswesen definiert sind.

Hinweis:

Die PC-Buchungsterminal Software ist auch als offline Variante möglich! in diesem Fall wird eine Datenbank im Hintergrund installiert, die alle Buchungen oder Anträge speichert. Sobald der PC wieder im lokalen Netzwerk angeschlossen ist (Kabel oder VPN), gleicht die Software die Daten ab . Ideal für den Außendienst oder Mitarbeiter, die eben keine permanente Internet Verbindung haben.

Web Terminal

Die gleiche Funktionalität des PC Buchungsterminal ist auch als Website verfügbar. In diesem Fall muss ein TomCat Webserver installiert werden.

Damit lässt sich zum einen enormer Installationsaufwand sparen, zum anderen ist der Zugriff auch über andere Geräte möglich (z.B. Apple oder Android). Weiterhin könnte ein direkter Zugriff über das Internet eingerichtet werden, um auch Außendienstlern oder Heimarbeitsplätzen einen komfortablen Zugriff zu ermöglichen.

TimeCard App

Seit der Version 6 von TimeCard steht die App nun für alle Mobile- Betriebssysteme zur Verfügung (Apple IOS, Android und Windows Mobile). Für den Betrieb ist nun kein TomCat Server mehr nötig. TimeCard liefert den App-Dienst nun selbst mit.

Antrag stellen

Jeder Mitarbeiter mit Zugriff auf das Antragswesen kann nun selbstständig einen Abwesenheitsantrag stellen. Wir zeigen hier die Schritte anhand der PC-Buchungsterminal Software.

Antrag aufrufen

neu oder bearbeiten

Abwesenheitsgrund

Zeitraum

Übersicht

Im PC-Buchungsterminal kann der Mitarbeiter durch klicken auf die Schaltfläche "Abwesenheitsantrag" einen Antrag erstellen.

Screenshot Antrag Neu, Ändern oder Storno

Abwesenheit

hier wird ein neuer Antrag gestellt.

Ändern

So lange ein bestehender Antrag noch nicht genehmigt oder abgelehnt wurde, kann der Mitarbeiter einen Änderungsantrag stellen.

Stornieren

Wenn sich an einem Antrag nachträglich Änderungen ergeben, kann auch ein ganzer Antrag storniert werden.

Nicht nur Urlaube können als Antrag gestellt werden. Auch andere Abwesenheiten können als Antrag verwaltet werden.

Wie Sie die Abwesenheitskonten für das Antragswesen festlegen, haben wir bereits erklärt.

Zeitraum

Sie können auch für größere Zeiträume Anträge stellen.

Tage

Der Antrag prüft nicht, an welchen Tagen eine Sollzeit für den Mitarbeiter tatsächlich hinterlegt ist. Deshalb muss der Mitarbeiter ggf. selbst entscheiden, die Tage auszulassen, an denen er nicht arbeitet.

Hier werden die Details zum Antrag noch einmal abschließend angezeigt.

Beschreibung

Der Mitarbeiter kann eine Beschreibung als Text angeben. Dieser Text wird im Antrag gespeichert und auch in der Benachrichtigung an die Vorgesetzten angezeigt.

Informieren

Neben den in den Mitarbeiter Stammdaten hinterlegten Personen, können für jeden Antrag weitere Personen oder Mailadressen angegeben werden. Diese Personen werden dann im Falle einer Genehmigung des Antrages informiert.

Besonderheiten

Mitarbeiter stellen den Antrag, um die Zeit, die durch die Abwesenheit entsteht, erstattet zu bekommen. Die fehlende Sollzeit muss also ausgeglichen werden. Bei Ganztagesabwesenheiten wie z.B. bei Urlaub ist die Erstattung einfach: 100% oder 50% (halbe Tage) der Sollzeit. Beim Urlaub wird als Besonderheit ein Tag Urlaub abgezogen und die Sollzeit gut geschrieben.

Bei allen anderen Abwesenheiten ist das nicht eindeutig. Hier muss der Mitarbeiter einen Prozentsatz seiner Sollzeit oder explizit eine bestimmte Stunden- und Minutengutschrift beantragen.

Screenshot Abwesenheit Manuelle Zeitangabe

Antrag genehmigen

Der oder die Vorgesetzten erhalten eine Benachrichtigung (per Mail oder als TimeCard Benachrichtigung) über den Antrag. Danach muss sich der Vorgesetze in TimeCard anmelden, um den Antrag zu genehmigen oder abzulehnen.

Hier stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung.

An- und Abwesenheitsplanung

Wechseln Sie in die An- und Abwesenheitsplaung. Hier können Sie den Antrag als "schraffierte" Markierung sehen. Mit der rechten Maustaste können Sie den Antrag ansehen, genehmigen oder ablehnen.