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Archivierung in Timecard

Thomas Hofmann (admin), 13.09.2015

 
 

Mitarbeiter scheiden aus, andere Mitarbeiter kommen ins Unternehmen. Im Laufe der Zeit kommen also eine Menge Daten zustande. Der sichere Zugriff auf alle Daten, auch aus zurückliegenden Monaten und Jahren ist aber wichtig.

Mit der Archivierungsfunktion in Reiner SCT TimeCard haben Sie ein starkes Instrument, um alte Daten in ein Archiv zu speichern und damit in der aktuellen Datenbank Platz zu schaffen.

Wir zeigen Ihnen die wichtigsten Handgriffe und Besonderheiten bei der Archivierung Ihrer Zeiterfassungsdaten.

Erstellen Sie regelmäßig Archive

Sie sollten alle Daten zur Zeiterfassung auch langfristig speichern. Lohnrelevante Daten, zu denen wir auch die Zeiterfassung zählen, müssen mindestens 12 Monate im Zugriff bleiben. Danach bietet sich eine Archivierung an.

Im Menü "Extras / Archivierung" werden zunächst alle vorhandenen Archivdateien gelistet. Von hier aus können Sie ein neues Archiv erstellen. TimeCard schlägt Ihnen als Archivierungszeitpunkt alle Monate vor, die mehr als ein Jahr zurück liegen.

Sobald Sie das Archiv erstellen, werden alle Buchungen und Daten, die zwischen der letzten Archivierung und dem neuen Archivierungszeitpunkt liegen, in das Archiv verschoben. Damit sind diese Informationen nicht mehr in der laufenden Datenbank verfügbar.

Passwörter merken:

Bitte beachten Sie, dass eine Kopie der aktuellen Datenbank erstellt wird. Um auf diese Archivdatei zugreifen zu können, müssen Sie sich anmelden. Die Benutzerdaten werden also aus den jeweils gültigen Benutzerdaten übernommen. Ändern Sie zu einem späteren Zeitpunkt in der laufenden Datenbank Ihre Passwörter, werden diese Änderungen nicht in die Archive übernommen!

Hinweis:

Erstellte Archivdateien können nicht wieder in die Datenbank übernommen werden. Die Daten lassen sich nicht mehr ändern.

Achtung:

Wenn Sie ene Archivierung durchgeführt haben, können Sie den Zeiterfassungsbeginn eines Mitarbeiters nicht mehr ändern.

Ausgeschiedene Mitarbeiter löschen

Wenn Sie Ihre Daten regelmäßig archivieren, können Sie auch in der laufenden Datenbank, ausgeschiedene Mitarbeiter löschen. Dadurch werden die Mitarbeiterlizenzen in TimeCard wieder frei.

  • Prüfen Sie zunächst, welche Archive vorhanden sind und bis zu welchem Zeitpunkt archiviert wurde.
  • danach können Sie Mitarbeiter, die vor diesem Datum ausgeschieden sind, löschen.

Hinweis:

Erstellte Archivdateien können nicht wieder in die Datenbank übernommen werden. Die Daten lassen sich nicht mehr ändern.

Datensicherungen und Archivdateien

Mit der Erstellung einer Datensicherung in TimeCard werden auch alle Archivdateien gesichert.

Achtung:

Sollten Sie eine Sicherung wiederherstellen in der keine Archivdateien enthalten sind und Ihre aktuelle Datenbank enthält Archivdateien, dann stehen diese nach der Wiederherstellung nicht mehr zur Verfügung. Es werden nur die Daten der Sicherung wiederhergestellt.

Laden alter Archive

Die vorhandenen Archive können jederzeit wieder geladen werden. Markieren Sie dazu im Menü "Extras / Archivierung" das entsprechende Archiv und klicken Sie auf "laden". TimeCard öffnet danach die Archiv Daten in einem gesonderten Fenster. Das kann ein paar Minuten dauern. Die Darstellung ist in Pink gehalten. Damit erkennt man sofort, dass Sie sich im Archiv bewegen.

Im Archiv können die Daten mit den Rechten des angemeldeten Benutzers angesehen und gedruckt werden. Eine Änderung ist hier nicht mehr möglich.

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