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Feiertage in TimeCard

Thomas Hofmann, 30.11.2015

 
 

Feiertage sind eine klasse Sache für die Mitarbeiter. Keine Arbeit, trotzdem Geld?!

Aber wie merkt das Zeiterfassungssystem automatisch, welche Feiertage gelten? Ganz einfach: indem man die Feiertage in einem so genannten Feiertagsprofil hinterlegt. Dieser Artikel beschreibt die wichtigsten Handgriffe zum Anlegen und Verwalten von Feitertagen in TimeCard.

Feiertagsprofile anlegen und verwalten

Alle Feiertagskalender werden in einem Feiertagsprofil verwaltet. Damit lassen sich also die Feiertage mehrerer Jahre in einem so genannten Profil zusammenfassen. Klassisch steht das Standard Profil zur Verfügung. Wenn Sie nur einen Standort haben, reicht sicher ein Profil. Ich empfehle deshalb allen Kunden, das Standard Profil für den Hauptstandort der Firma zu verwenden. Mit dem Anlegen neuer Mitarbeiter wird das Standard Profil automatisch zugeordnet. Damit ist in jedem Fall sicher gestellt, dass ein Feiertagskalender zugeordnet ist.

Haben Sie weitere Standorte in anderen Bundesländern oder Regionen, in denen andere Feiertage gelten, dann sollten Sie für jedes Bundesland bzw. Region ein eigenes Profil erstellen (z.B. Baden Württemberg, Hessen etc.).

  • Klicken Sie im Menü "Verwaltung" auf die Option "Feiertage"
  • wählen Sie das Jahr aus, für das Sie einen Kalender erstellen bzw. importieren wollen (z.B. 2017)
  • Am besten importieren Sie einen vordefinierten Feiertagskalender über die Option "Feiertagsliste importieren"
  • wählen Sie aus der Vordefinition Deutschland und das gewünschte Bundesland aus
  • wählen Sie als Option "gesetzliche Feiertage"
  • nun werden Ihnen auf der rechten Seite alle gesetzlichen Feiertage für den Import angeboten.
  • Prüfen Sie die Liste der angebotenen Feiertage.
Feiertage importieren
Feiertage importieren
Sie können die vordefinierten Feiertage eines Jahres importieren.
Feiertage verwalten
Feiertage verwalten
Sie können für jeden Standort oder jedes Bundesland ein eigenes Feiertagsprofil anlegen.
 
 
Feiertage importieren
Sie können die vordefinierten Feiertage eines Jahres importieren.
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Feiertage verwalten
Sie können für jeden Standort oder jedes Bundesland ein eigenes Feiertagsprofil anlegen.
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Bewegliche Feiertage

Mit dem Import einer vordefinierten Liste bietet Ihnen TimeCard immer die richtigen Feiertage für das ausgewählte Jahr an. Auch die beweglichen Feiertage, wie Ostermontag oder Karfreitag werden mit dem passenden Datum angeboten.

Doch Obacht: Sollten Sie eine Feiertagsliste aus dem Vorjahr übernehmen, wird natürlich das genaue Datum des beweglichen Feiertages aus dem Vorjahr übernommen. Das ist aber für die Folgejahre sicher falsch. TimeCard lässt diese geänderten Daten zunächst unmarkiert. Achten Sie also darauf, welche Datumswerte wirklich gelten.

eigene Feiertage

Viele Firmen geben ihren Mitarbeitern zu verschiedenen Gelegenheiten frei, auch wenn es sich nicht um gesetzliche Feiertage handelt (z.B. einen halben Tag an Heilig Abend oder Silvester, Faschingdienstag o.ä.).

Wenn das in Ihrem Betrieb auch geregelt ist, können Sie diese freien Tage (oder auch halbe Tage) als Feiertag definieren. Dann werden die Zeitgutschriften automatisch erstellt und es sind keine manuellen Buchungen notwendig.

So erstellen Sie einen eigenen Feiertag:

  • Rufen Sie die Feiertagsverwaltung auf (Menü "Verwaltung / Feiertage")
  • wechseln Sie in das gewünschte Jahr
  • navigieren Sie im Kalender zu dem gewünschten Tag (z.B. 24.12.)
  • Klicken Sie mit der Rechten Maustaste über dem Tag und erstellen Sie einen eigenen Feiertag
  • Vergeben Sie einen kurzen aber aussagekräftigen Namen (z.B. "Hl. Abend")
  • legen Sie fest, ob ein ganzer oder ein halber Tag bewertet werden soll.
  • speichern Sie die Änderungen

Bei halben Tagen werden immer 50% der jeweiligen Sollzeit eines Mitarbeiters gutgeschrieben. Die andere Hälfte des Tages kann der Mitarbeiter entweder einen halben Tag Urlaub nehmen oder als Zeitausgleich über sein Gleitzeitkonto ausgleichen.

Fazit

Seit der Version 06.01.00 hat Reiner SCT eine Warnung bei jeder Speicherung einer Person eingebaut, die Sie darauf hinweisen soll, dass die Feiertage sinnvoll definiert werden müssen. In der Vergangenheit kam es immer wieder vor, dass vergessen wurde, die Feiertage für die nächsten Jahre festzulegen.

Darauf sollten Sie aber in jedem Fall achten!

Feiertage werden nicht rückwirkend gebucht!

Sollte z.B. ein Mitarbeiter bereits im alten Jahr Urlaub für das neue Jahr beantragen, könnte es vorkommen, dass Urlaub an Feiertagen gebucht wird weil diese ja noch nicht unterlegt sind.  

Ich empfehle deshalb, die Feiertage für mindestens 2 Jahre im Voraus zu planen. Legen Sie sich jedes Jahr diese Aufgabe wieder vor und erstellen Sie die Feiertagsprofile im Voraus.

Sollten Sie unsere Unterstützung bei der Einrichtung brauchen, schreiben Sie an technik@hofmannpcsysteme.de.

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In der Reiner SCT Akademie auf YouTube gibt es auch einen vollständigenVideomzum Thema.

 

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